5 советов, которые помогут вам достигать цели и соблюдать сроки
Начиная со средней школы (или ранее), многие из нас боролись с соблюдением сроков. Плохие навыки тайм-менеджмента и прокрастинация часто приводят к нехватке времени, что порождает некачественную работу. На работе несоблюдение сроков является одним из кардинальных грехов, из-за которых вас могут легко уволить. Сотрудник, который не соблюдает пунктуальность и не укладывается в сроки, является не более чем сломанной шестеренкой в машине и его быстро заменят. Как профессиональные тайм-менеджеры могут научиться эффективному управлению временем, чтобы успешно уложиться в сроки?
Разбить одну сложную задачу на мелкие кусочки
Урок, который многие из нас никогда не усваивают, состоит в том, что одну большую задачу всегда легче выполнить мелкими кусочками в течение длительного периода времени. Если вам будет предложено завершить проект в течение следующих двух недель, то самое время начать работу — это тот самый день. Когда вы впервые получаете проект, вы должны вынуть календарь и найти способ разбить его на четыре или более равномерно распределенные части. Не просто отметьте окончательный срок. Установите мини-сроки для каждого сегмента и соблюдайте их любой ценой. Несоблюдение одного из ваших собственных мини-сроков следует рассматривать как несоблюдение окончательного срока.
Награждать себя
Однако некоторым людям не хватает самодисциплины, необходимой для того, чтобы разбить одну большую задачу на несколько мелких. Эти люди не будут беспокоиться, если они пропустят один из своих собственных сроков, откладывая и отодвигая его ко второму, третьему и последнему срокам. Они будут паниковать только по мере приближения последнего срока.
Простой способ заставить вас соблюсти собственные мини-сроки — вознаграждать себя. Если вы завершили первый этап проекта заблаговременно, вознаградите себя приятным ужином или подарком для самого себя. Если необходимо, запишите их под каждый мини-срок. Вариантом этого было бы воздерживаться от какой-либо зависимости, такой как конфеты, пиво или сигареты, до тех пор, пока не будет соблюден минимальный срок без каких-либо исключений.
Если вам действительно не хватает самодисциплины, необходимой для этого, вам понадобится партнер — вроде спонсора Анонимных Алкоголиков — который следит за вашей повседневной деятельностью, чтобы вы никогда не отклонялись от курса.
План наперед
Соблюдение сроков очень похоже на хорошую игру в шахматы. Хорошие шахматисты планируют от пяти до десяти ходов вперед. Плохие шахматисты концентрируются только на текущем ходу. Если вы всегда будете сосредоточены на событиях, произошедших через несколько дней, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы справиться с любыми возникающими кризисами. Это также позволяет вам отложить день или два до окончательного срока, чтобы отполировать ваш проект и добавить последние штрихи. Не просто сосредоточьтесь на сегодняшнем дне — сосредоточьтесь на всей неделе.
Организация
Это главная причина, по которой люди не уложились в сроки. Они просто не организованы. В наш век смартфонов, планшетов и облачных вычислений просто нет повода для дезорганизации. Просто введите события в свой Календарь Google, чтобы синхронизировать его на всех ваших мобильных устройствах, чтобы вы могли быть в курсе всех текущих сроков. Коллабораторы могут совместно использовать и редактировать облачные календари и документы, что облегчает работу с командой.
Аккуратно храните документы на вашем компьютере или в облачном хранилище. Люди часто тратят время на поиск цифровых фрагментов своих проектов, когда они не организованы, используя «поиск», чтобы отчаянно найти документ, который «клянусь, был сохранен на рабочем столе». Хорошая самодисциплина отражается на хороших организационных навыках.
Быть в состоянии уложиться в сжатые сроки
И последнее, но не менее важное: всегда будьте готовы уложиться в сжатые сроки. Это происходит на каждом рабочем месте, расстраивая сотрудников и руководителей. Если вы смогли эффективно управлять своим временем, соблюдение внезапного крайнего срока должно быть для вас не очень сложным. Плавное и хладнокровное соблюдение крайних сроков делает вас великолепным работником, особенно когда ваши неуспевающие коллеги рвут на себе волосы.
